Nu havde vi lige vænnet os til at arbejde hjemmefra med videomøder, webinarer og masser er mailkorrespondance, og fordi vi generelt er blevet glade for at arbejde hjemme, fastholder mange virksomheder muligheden – på deltid.
To-tre dage om ugen sidder flere fortsat og arbejder fra hjemmekontoret, mens de øvrige dage skal tages fra kontoret. Nogle virksomheder går endnu længere, og lader planlægningen af arbejdslokation være fuldstændig op til den enkelte medarbejder. Det skaber nye udfordringer for samarbejdet og ledelse af medarbejdere.
Deltid på kontoret
Det asynkrone arbejde kræver rammer og struktur. Både når det gælder det daglige samarbejde, ledelse og møder.
Inddrag ledere og medarbejdere i processen med at udarbejde rammerne, og kommuniker dem til alle, så ingen er i tvivl om, hvordan I arbejder i virksomheden med de hybride rammer. Hvor mange elementer ændrer sig med den hybride arbejdsform.
Mødet bliver nu en kombination af video og fysisk møde, hvilket gør det endnu sværere at engagere og fastholde alle deltagere om dagsorden og emner. Samarbejdet i dagligdagen, hvor flere beslutninger hurtigt kan træffes på uformelle korte gangmøder, bliver vanskeligere, fordi man nemt glemmer, at kollegaen, der er involveret, ikke var til stede.
Et andet oplagt sted, hvor man risikerer at tabe medarbejderne, er ved onboarding af nyansatte. Det var allerede et problem, da vi alle sad hjemme. Men selv om vi nu er delvist på kontoret, er der risiko for, at den nyansatte bliver ”glemt” i dagligdagen. ”For når ”nogen” er på kontoret, har de nok taget sig af at opdatere den nye kollega”. Mange medarbejdere kan måske også nemt fastholde de vaner de havde i den periode, hvor de har arbejdet 100 procent hjemmefra. Og i de enkelte teams skal man måske diskutere om der er brug for mere tilstedeværelse fra alle på kontoret, når nye kommer ombord.
Der er store fordele ved at fastholde muligheden for hjemmearbejde. Mere fleksibilitet i dagligdagen for den enkelte, mulighed for fordybelse, når der skal skrives en rapport eller en statistik skal gennemgås. Så hurra for, at virksomhederne ikke bare tvinger alle tilbage i kontormøllen på fuldtid.
Risiko for stress
Den nye arbejdsmåde kan desværre også være en potentiel stressfaktor. Med mange hybride møder er transporttid og pauserne inddraget til mødetid. Møder bliver ofte lagt back to back, hvilket gør, at forberedelsestid og pauser forsvinder. Mails og dagsordener bliver læst under mødet, fordi man ikke har tid til forberedelsen mellem møder.
Det betyder, at man er uforberedt og ukoncentreret, hvilket igen genererer stress og utilfredshed. I sidste ende går det både ud over den enkelte medarbejder, som i værste fald står af, og det går desuden ud over den generelle effektivitet og produktivitet.
Skab rammerne med medarbejderne
Det asynkrone arbejde kræver rammer og struktur. På den måde kan I modarbejde usikkerhed og stress blandt medarbejderne. Både når det gælder det daglige samarbejde, ledelse og møder.
Sørg for at skabe rammerne for hvornår gør vi hvad. Hvilke opgaver passer til arbejdet hjemme, og hvornår er det bedre at være på kontoret. Hvornår arbejder vi, og hvornår holder vi fri, og hvordan kommunikerer vi med hinanden. For at undgå usikkerhed og stress, vil det være nødvendigt at udarbejde fælles principper, som alle kan være med på, og arbejde efter.
Inddrag ledere og medarbejdere i processen med at udarbejde rammerne, og kommuniker dem til alle, så der ingen er i tvivl om, hvordan arbejdet I arbejder i virksomheden med de hybride rammer.
Begynd evt. med en survey for at tage temperaturen på, hvordan medarbejderne har det med det hybride. Følg op med en workshop, og tag udgangspunkt i resultaterne med de aktiviteter, i arbejdet med at udforme rammer og kommunikation om det hybride arbejde. Så opnår I det bedste resultat.
De gode råd
En del af jeres kommunikation bør være helt konkrete gode råd om, hvordan medarbejdere og ledere skal forholde sig, og hvad de skal være opmærksomme på i den hybride hverdag.
Her har I et par forslag:
- Husk dine medarbejdere og kollegaer, når der holdes uformelle møder – ikke alle er til stede
- Husk, at være engageret og velforberedt til de hybride møder. Det kræver ekstra af dig, når der både er deltagere rundt om bordet og bag computerskærmene derhjemme.
- Husk på at få de nye medarbejdere involveret uanset om de eller du sidder hjemme
- Husk at tale med dine kollegaer frem for at sende en mail. Både dem på kontoret og dem derhjemme.
- Gør meget mere kommunikation skriftlig og præcis
Få hjælp til at komme videre
Den hybride model giver mulighed for at høste helt nye fordele på fremtidens arbejdsplads. men det kræver også en målrettet planlægning og fokuseret eksekvering at komme stærkt igennem transformationen. Selv når viljen til forandrig er der, kan det være nemt at falde tilbage i de gamle vaner. Måske i har brug for rådgivning og inspiration udefra. Vi holder foredrag, workshops og rådgiver om hybrid ledelse, kommunikationsstrategier og effektiv hybrid samarbejde i fremtidens hybride arbejdsplads.
Hør mere om vores ydelser
Har du lyst til at høre mere om hvordan vi har hjulpet andre kunder med det hybride, så udfyld nedenstående formular.
