På nutidens dynamiske arbejdsplads er hybride møder blevet mere og mere udbredte. Men selvom de hybride møder tilbyder fleksibilitet, giver de også nye udfordringer, der kræver, at vi gentænker vores mødekultur. I en nylig artikel diskuterede jeg betydningen af at få hybridmøder til at fungere og udnytte dem til at tackle mangeårige problemer i vores mødekultur. Tilbage står spørgsmålet: Hvordan kan vi så forbedre vores hybride mødekompetencer og forbedre vores overordnede mødekultur?
I denne artikel har jeg samlet fem vigtige initiativer, som du kan implementere for at nå disse mål.
Møder er en nøglekomponent i enhver succesfuld organisation, der direkte påvirker effektivitet, samarbejde og endda medarbejdernes trivsel. Desværre kæmper mange organisationer med en ineffektiv mødekultur, der hæmmer produktiviteten og skaber frustration for de involverede. Det kan være svært at identificere årsagen til disse problemer, men du kan roligt være sikker på, at du ikke står alene med disse udfordringer. Gennem de sidste 3 år har vi observeret lignende problemer blandt en stor del af vores kunder, på trods af forskelle i virksomhedskultur, organisationsstruktur eller forretningstype.
Her er nogle af vores tips til at styrke mødekulturen:
Start med at give din mødekultur et sundhedstjek
For at finde frem til hvor jeres mødekultur skal forbedres, anbefaler vi at i først stiller skarpt på hvad ledere og medarbejdere oplever i dag. Hvor hyppigt har i møder? Er formålet klart? Er der altid en god agenda? Hvor gode er i til at holde jer indenfor agendaen? Og holde mødetiden?
Derudover er det vigtigt at overveje, om medarbejderne har tilstrækkelig tid mellem møderne til fokuseret arbejde, opfølgning eller mental restitution. Og måske også overveje, om nogle møder overhovedet skulle være et møde, eller kunne håndteres mere effektivt ved hjælp af asynkrone samarbejdsværktøjer.
Selvom indsamling af medarbejderfeedback kan være værdifuld, foreslår vi, at du også indsamler faktuelle datapunkter fra jeres samarbejdsplatform, for at få en omfattende forståelse af situationen. Denne tilgang giver dig mulighed for at undersøge nøgletal som f.eks.
- Gennemsnitlig mødehyppighed og -varighed
- Hvor ofte møder løber over eller starter for sent
- Gennemsnitlig tid til fokus eller opfølgning
- Og avancerede målinger såsom engagement i fjerndeltagelse
Vi tilbyder et sundhedstjek af jeres møde- og samarbejdskultur, der kombinerer spørgeskemarespons med specifikke datapunkter hentet fra jeres IT-infrastruktur. Denne tilgang giver jer mulighed for at benchmarke jeres mødekultur mod andre, identificere problemområder eller kilder til overdreven stress og modtage handlingsrettede anbefalinger til en mere effektiv mødekultur.
Hvis mødekulturen skal ændres skal alle med ombord
Hvis du virkelig vil forbedre din mødekultur, er det afgørende at involvere alle i processen. Vores erfaring har vist, at indsamling af feedback fra en bred vifte af medarbejdere er afgørende for at få værdifuld indsigt og sikre en vellykket forandringsproces.
Baseret på medarbejdernes indsigter og idéer kan i oprette et kortfattet “best meeting practices”-dokument, der er let tilgængeligt for alle i organisationen. Det er vigtigt regelmæssigt at henvise til disse standarder i officiel kommunikation for at fremme adoptionen. Men det er helt afgørende at sikre, at dokumentet tydeligt tager stilling til de nuancer i har opfanget fra medarbejderfeedback, og at kommunikations stilen gør det klart, at praksis er beregnet til at gavne medarbejderne snarere end at pålægge strenge regler. Vi har set gode eksempler på dette, såvel som nogle, der ikke er blevet modtaget godt.
Eksempler på emner, der kan omfattes:
- Hvad er der altid brug for i en mødeinvitation (dagsorden, mødetype, mødeformål)?
- Hvornår er hybrid ok? Og hvornår foretrækkes fysisk tilstedeværelse?
- Hvad er grundregler for at skabe en inkluderende mødeoplevelse for alle?
- Hvornår skal det være et møde, og hvornår er asynkront samarbejde bedre
- Hvordan ser god mødeledelse og deltagelse ud?
- Retningslinjer for at give tid til dybt arbejde og pauser mellem møder
Vi har oplevet, at indsamling af medarbejderfeedback udføres effektivt i storskala, når man bruger en metode som denne: Online Feedback Forum – (hybridledelse.dk)
Brug teknologi som vanebryder
Selv med de bedste intentioner er det let at falde i dårlige vaner, når man jonglerer med et overvældende antal opgaver, e-mails og møder. For at bekæmpe dette foreslår vi, at I overvejer specifikke justeringer af den teknologi, I bruger dagligt. Små justeringer af jeres værktøjer kan virkelig hjælpe med at kortslutte dårlige vaner.
For eksempel har mange fundet det effektivt at justere deres Outlook-indstillinger til automatisk at booke møder i 25 eller 45 minutters tidsintervaller i stedet for de traditionelle 30 eller 60 minutters slots. Dette enkle hack kan skabe tiltrængte pauser mellem møder, hvilket gør det lettere at holde fokus og produktivitet hele dagen.
Men det handler ikke kun om at lave små justeringer. Teknologi kan også hjælpe os med at opbygge bedre vaner, når det kommer til møder. En løsning, vi varmt anbefaler, er Meeting Decisions, som problemfrit integreres med Outlook og Teams. Dette værktøj kan hjælpe med at samskabe dagsordener, distribuere materialer til forberedelse, holde sig til tildelte mødetider og holde styr på beslutninger og opgaver efter mødet. Ved at bruge værktøjer som dette kan vi forbedre vores mødevaner og i sidste ende blive mere produktive og effektive i vores arbejde.
Læs vores beskrivelse af Meeting Decisions her: Meeting Decisions – (hybridledelse.dk)
Hybrid-(gen)aktivering af dine mødelokaler
Arbejdslivet er for kort til elendige hybride møder med dårlig lyd og billede. Den hybride omstilling har heldigvis fremskyndet teknologisk innovation og konkurrence blandt teknologivirksomheder. I har givetvis investeret i konferencelokaleløsninger før, men måske er det tid til at finde måder at kigge på om mødelokalerne skal opdateres?
- Kan et møde startes op inden for det første minut efter i er kommet ind i lokalet?
- Kan alle høre og se klart?
- Er det nemt at dele?
Hvis ikke, kan der være måder at opgradere dit eksisterende udstyr på, der ikke koster en formue.
Invester i (hybride) mødefærdigheder.
De fleste af de kunder, vi møder, har allerede uddannet deres medarbejdere i, hvordan de bruger Teams eller Google Meet til at dele præsentationer, række hånden op eller endda sende emojis under virtuelle møder.
Men det, vi skal fokusere mere på, er de centrale færdigheder, der kræves for at gøre møder engagerende og effektive for både dem i lokalet og dem derhjemme.
For at opnå dette er det vigtigt at hæve barren og give alle en bedre forståelse af, hvordan et rigtig godt møde ser ud, og hvad der er brug for fra os, både som mødeledere, oplægsholdere eller deltagere. Måske skal den næste træning se sådan ud?
- Brug teknologi til at understøtte kreativitet og samarbejde
- Planlæg og forbered møder, så deltagerne har lyst til at engagere sig og involvere sig
- Brug møder som et effektivt ledelsesværktøj, både når det gælder produktivitet og trivsel på arbejdspladsen
- Sådan laver i den knivskarpe agenda
- Sådan sikrer man bedre forberedelse og opfølgning fra møderne
- Forbered og faciliter dine møder, så I holder tiden’
- Effektiv kommunikation og facilitering på møder
Mange virksomheder tilbyder træning i møde- eller hybridmødefærdigheder, men det, der adskiller os, er vores unikke tilgang til at kombinere bløde færdigheder med specifikke tip og forslag til at foretage små ændringer i eksisterende værktøjer eller indføre nye for at bryde gamle vaner og øge sandsynligheden for mere effektive møder.
Du kan læse mere om vores hybride mødetilbud her: Bedre møder – (hybridledelse.dk)
