Jeg læste for nylig en artikel, der argumenterede for at vi skulle
droppe hybridmødet. Argumentet var, at hvis du ikke er i stand til at samle
alle deltagere i samme rum, skal alle andre deltage eksternt. Selvom det i
teorien kan lyde godt, er der overvældende grunde til, at vi er nødt til at
udvikle hybride mødefunktioner i den virkelige verden af fleksibelt arbejde.
De fleste af os har prøvet det nu. Deltagelse i et hybridmøde fra en
ekstern placering, mens de andre fra et mødelokale sammen. Det kan
være en frygtelig oplevelse. Uhørbar lyd, folk, der taler samtidigt i
mødelokalet, den lille lydforsinkelse, der gør det svært at komme til orde,
eller mødelederen, der ikke er opmærksom på dem hjemmefra. Hvis du er i rummet,
er det nemt at glemme dine eksterne kolleger. Også selvom du faktisk har de bedste
intentioner.
Som mennesker har vi en nærhedsbias, der får os til instinktivt at være
opmærksomme på og favorisere mennesker, der er fysisk tættere på os. Så en
velkendt strategi er at tvinge alle til at deltage eksternt ved hjælp af
‘Virtual First-strategien’, som udjævner spillereglerne og gør oplevelsen lige
for alle. Som en deltager sarkastisk kommenterede under en kundeworkshop for
nylig. “Det er perfekt, det gør det bare til en lorteoplevelse for
alle”. Selvom jeg ikke nødvendigvis selv ville sige det sådan, er der
meget sandhed i kommentaren. Virtuelle møder, ligesom deres rene fysiske
modstykker, kan også være forfærdelige.
Så hvorfor skal vi få hybridmøder til at fungere på den fleksible
arbejdsplads?
- I det fleksible miljø er vi mere afhængige af digitale værktøjer til asynkront samarbejde og møder. Mens den øgede digitalisering giver mange potentielle fordele, ser vi også en stigning i arbejdsrelateret stress. Dels fordi back-to-back virtuelle møder og konstante meddelelser får os til at kontekstskifte, miste fokus og glemme at tage pauser. Teknostress og infobesity er voksende problemer. På den fleksible arbejdsplads skal vi øge vores fokus på tech/life balance. Vi bør stræbe efter at gribe enhver mulighed for at give vores medarbejdere mulighed for at se væk fra skærmen.
- På distancen bliver vi mere opmærksomme på opgaven og mindre på relationerne og samarbejdet. Den organisatoriske lim, der gør vores virksomhed stærkere. Vi skal styrke virksomhedskulturen, relationerne og samarbejdet på tværs af grupper. En effektiv måde at styrke vores bånd på er ved at sikre, at vi tilbringer kvalitetstid sammen på kontoret. Ikke spredt over kontorlandskabet med et headset og en bærbar computer.
- Og når vi nu snakker om det, hører vi ofte kunder klage over, at kontortiden ikke er den samme som den plejede at være. “Jeg er til virtuelle møder hele dagen”, eller “når jeg går på kontoret, er mine kolleger ingen steder at finde”. I Microsoft 2022 arbejdstrendindeks angiver 38% af respondenterne, at de ikke vidste, hvornår og hvorfor de skulle gå på kontoret. Hvis du pendler 45 minutter bare for at være i virtuelle møder hele dagen, vil folk begynde at sætte spørgsmålstegn ved, hvorfor de overhovedet skal tage ind på kontoret. Vi er nødt til at gøre kontortiden værd at pendle ved at forstærke de oplevelser, vi nyder mest på kontoret. Interpersonel kontakt.
- Nogle møder fungerer ganske vist bedre, når vi er sammen i mødelokalet. Og her er det bestemt den bedste praksis at blive enige om fælles retningslinjer for mødetyper på teambasis. Men hvis en kollega er hjemme med et sygt barn, er gået glip af flyet eller sidder fast på en kundes kontor, ønsker vi så at aflyse mødet? Eller vil vi hellere have, at de slet ikke deltager i mødet? I så fald vil vi sandsynligvis have personen til at deltage eksternt. Jeg kan fortælle dig af erfaring, at de 9 andre deltagere, der lige tog et tidligt morgenfly for at komme til det møde, ikke ønsker at deltage virtuelt fra separate skriveborde. Vi er nødt til at udvikle disse hybride mødefærdigheder alligevel.
- Som mennesker har vi en tendens til at glorificere fortiden. Men lad os være ærlige, der var masser af problemer med møder i de gode gamle dage. I en undersøgelse fra 2017 sagde 65% af lederne, at møder forhindrede dem i at fuldføre deres arbejde. 71% sagde, at møderne var uproduktive og ineffektive. Og 62% sagde, at møder ofte fejler når det handler om at bringe teamet tættere sammen. En hybridstrategi kan forstærke nogle af disse problemer eller gøre os mere opmærksomme på dem, fordi vi navigerer i ukendt territorium. Møder var aldrig perfekte før, vi har mulighed for at gøre dem meget bedre nu og bruge teknologi til at hjælpe med at give mere struktur og smartere måder at samarbejde på.
I nylige data fra Microsoft rapporterede de en stigning på 252% i tid brugt på Teams for den gennemsnitlige bruger. Ikke underligt, at mange mennesker føler sig trætte og overvældede. Vi mener, at det er tid til at gentænke møder. Tid til at fokusere på at rette op på vores samlede mødekultur. Og når vi genopfinder, lad os indbygge hybridfunktioner fra starten.
Men hvordan griber vi opgaven an og styrker de hybride færdigheder? Vi arbejder i øjeblikket på en artikel, der beskriver vores læring omkring at drive forandringen mod at opbygge en bedre hybrid mødekultur, og hvordan smartere brug af teknologi kan hjælpe med at nudge os til at ændre de gamle vaner. Bliv hængende!
Hvis du er interesseret i at høre mere om, hvordan vi hjælper kunder med at opbygge færdigheder til den fleksible arbejdsplads, og hvordan vi kan hjælpe din organisation med at indføre en bedre mødekultur, så tøv ikke med at kontakte os. Vi inspirerer, holder workshops og rådgiver om, hvordan man effektivt opbygger en bedre (hybrid) mødekultur.
