Glem strategi & processer - Det hybride teams virkelig har brug for, er ikke hvad du tror.
Du er her nu. Du kan se det. Du lever det… Den nye virkelighed
Vi lever i en ny virkelighed. Coronapandemien har fuldstændig ændret den måde, du og jeg arbejder på. Nogen vil sige, at det er til det bedre. Andre hader det, og ville bare ønske at alt blev normalt igen. Uanset din holdning, kan vi ikke undslippe virkeligheden. Både virksomheder og medarbejdere øjner en ny arbejdsplads designet omkring mere fleksibilitet og mindre afhængighed af fysisk lokation. Og mange organisationer har allerede taget beslutning om en aktiv transition imod den hybride arbejdsplads.
Har du fået alle med på rejsen?
Men har vi husket at få alle med? Eller risikerer vi at efterlade organisationen fordi vores lederskab sidder fast i fortiden? Hvis ikke virksomheden målrettet har fokuseret på hybrid kompetenceopbygning og lederudvikling, så er tiden kommet til at ændre den måde, vi leder og opfatter lederskab på.
Lad os være ærlige, det er langt fra en nem opgave at lede et team spredt over flere lokationer, og i særdeleshed ikke i den hybride model hvor nogle er fysisk sammen på kontoret, mens andre arbejder hjemmefra. Hybride arbejdspladser og ledere står over for mange udfordringer.
Lad os starte med at sætte pris på de hybride muligheder
Men lad os måske starte med at være taknemmelige for den udvikling globaliseringen har været med til at drive, og hvordan teknologien hjælper os med at bygge bro. Tænk at vi overhovedet er i stand til at bygge disse fantastiske diversitets drevne teams der, undskyld mit franske, sparker røv på tværs af lokationer eller landegrænser. Det at sætte pris på fleksibiliteten og mulighederne er nemlig en vigtig motivations faktor både for ledere og teams i det hybride.
Lad os gå videre til, hvordan vi kan få mest muligt ud af en hybrid arbejdsplads og hybrid teams, og samtidig undgår faldgruberne omkring konstante digitale afbrydelser, demotivation, forvirring og dårlig koordinering og kommunikation.
Du har brug for er et stærkt fundament. Hvis fundamentet mangler, vil strategi og processer ikke føre nogen steder
Og hvad er så det for et bundsolidt fundament? Du gættede det måske… . stærke ledere. Der er ingen vej udenom, lederskab skal være i fokus. Ledere skal være udstyret til at lede hybride teams, og organisationer bør aktivt fokusere og investere i at uddanne og opkvalificere ledere til den nye virkelighed.
Som tidligere hybrid leder i internationale startup miljøer vil jeg fremhæve tre centrale søjler i det grundlæggende lederskab, der vil afgøre om du får succes eller fejler med at skabe et stærkt hybrid team.
1. Skab et miljø med tillid og psykologisk sikkerhed
For at lede et hybrid team, skal du lede med empati. Start med at huske på at dit team er mennesker. Det er så simpelt, jeg ved det, men nogle gange glemmer vi det grundlæggende, og jeg har også ofte brug for denne påmindelse. Det betyder, at du har holdninger og følelser, som resten af dit team. Det betyder at dit team måske ikke altid reagerer rationelt, eller måske bare reagerer anderledes end dig. Dernæst skal du virkelig sætte empatien på overarbejde i opbygningen af det hybride team. For det at søge at forstå hvordan det føles at være den der arbejder hjemmefra eller remote, mens andre er på kontoret, og vise det aktivt til dine ansatte er nøglen til at opbygge en tillidskultur og et rum for psykologisk sikkerhed.
Derudover er et centralt element, den organisatoriske magt. Tillid og psykologisk sikkerhed er bygget op omkring mennesker, der kender, forstår og anerkender deres organisatoriske magt og bruger denne bevidsthed til aktivt at skabe sikre rum for samarbejdet.
Enhver formel leder i en organisation har magt (hvad vi kalder ‘legitim magt’), men som en hybrid leder udvides magtbegrebet, da der er særlig magt i fysisk nærhed. Hvis du som leder er baseret på et fysisk kontor med halvdelen af dit team, mens resten arbejder remote, er der en magtforskel. Ganske simpelt fordi at dem på kontoret har adgang til dig fysisk. De kan fange dig ved kaffeøen, har adgang til verbal kommunikation og information og potentielt en mulighed for at få adgang til information før andre, og få dig til at træffe hurtigere beslutninger. Dette efterlader alle remote medarbejdere med en potentiel ulempe. Og det ved de godt.
Det er derfor dit job som leder at blive opmærksom på denne organisatoriske magt, og finde veje til at udligne den. I HybridLedelse.dk, siger vi at alt godt hybrid lederskab, starter med at du tager en beslutning om at du vil være en god leder for alle. Uden undtagelser! Du kan gøre dette ved først at anerkende udfordringen offentligt. Ved at bringe spørgsmålet ud af skyggen. Du taler om elefanten i rummet. Du agerer som en verdensklasse leder ved at være åben og ærlig.
Som ledere mener vi ofte, at vi har brug for at vide det hele og have alle svarene, men der er skønhed i at være troværdig nok til at sige “det er det, vi står over for, og jeg har ikke alle svarene, men jeg er her for at sikre, at vi skaber svar sammen. ” Det skaber respekt. Når du begynder at tale om de åbenlyse udfordringer, du står over for, justerer du magten. Du taler i øjenhøjde med alle, og du får dem der oplever udfordringen i det daglige til at føle sig hørt og forstået (selv om de måske end ikke har sagt noget om emnet endnu). Det handler om at skabe et sammenhængende “vi” i stedet for “os” vs. “dem” virkelighed.
Når du møder op som en leder, der bekymrer sig om alle i dit team. Og tør være sårbar ved at indrømme du ikke har alle svarene, så skaber du et rum med psykologisk sikkerhed. Du viser andre, at det er sikkert for dem at åbne op.
Møder skal virke for alle
Møder skal virke for alle. og det bør være en fuldstændig ufravigelig politik. For at udjævne spillereglerne på et ensartet grundlag, har jeg tidligere haft god erfaring med princippet ’vi er alle på remote’ og det vil stadig være mit råd at følge, hvis i ikke har udstyret til at sikre det gode hybride møde. Dette vil give fjernmedarbejderne mulighed for at være på lige fod med alle andre. Der sker dog meget på hybridfronten, og mange arbejdspladser opbygger møderum med fokus på inklusion af de medarbejdere der ikke er til stede i rummet. På den måde kan man også undgå eventuelle konflikter i teamet mellem dem der møder op på kontoret, netop for det fysiske samvær, og dem der vælger at tage en arbejdsdag hjemme. Men i bør altid vælge en ’digital først’ mødestrategi. Det nytter ikke noget at skrive på tavlen i rummet, mens dem hjemmefra kigger med over kameraet. Brug de digitale løsninger i lokalet, eller brainstorm og del via digitale værktøjer fra computeren.
2. Skab rummelighed gennem engagement
Du er til stede, du har sat dig selv i front, du leder med empati, åbenhed og tillid. Du har flexet din følelsesmæssige intelligens muskel. Nu er det tid til at huske, at du ikke er alene. Du har lært, at det er okay ikke at have alle svarene, og at det er dit job at inkludere alle ved at bringe deres viden til bordet og skabe det bedst mulige resultat i fællesskab. På en hybrid arbejdsplads, er det ikke anderledes. Du gør det hybridt, men i kernen er det de samme principper. Alle i dit team ønsker at blive anerkendt og have adgang til lige muligheder. Dine remote medarbejdere tænker meget mere over det, end du tror. De spekulerer på, hvad de mangler. Det er derfor vigtigt at få dit team til at føle sig inkluderet, og det gør du ved at engagere dit team i at finde løsninger på jeres teamudfordringer. Gør det til en fælles opgave. Skab rammer for at sikre konsistent engagement på tværs. Under disse rammer styrer du synlighed på tværs, for at sikre, at alle ses, værdsættes, og har samme muligheder. Det er vigtigt at du administrerer din egen synlighed og specielt for dem der ofte, eller altid, er på remote. Du skal sikre at de altid ved hvordan de kan få fat i dig. Det kræver ekstra indsats, og transparent planlægning, men det er op til dig at beslutte at blive en leder, der er til rådighed, og engagerer sig for alle.
Gør det handlingsrettet
- Opret et dedikeret månedligt møde, hvor fokus er dit team, og hvordan i kan forbedre eventuelle [hybride] udfordringer, i måtte stå over for.
- For at imødekomme alle kan du oprette et online forum, hvor folk anonymt før mødet kan skrive tanker eller spørgsmål, de gerne vil have diskuteret under dette møde.
Dette er ikke en simpel brainstorming session. Det skal struktureres og ledes af dig. - Sørg altid for at kommunikere vigtigheden, formålet og målet for disse møder, og hvad der forventes af alle. Ellers vil du simpelthen spilde din og alle andres tid.
- Gør det til et sikkert og engagerende rum og noget, som alle kan se frem til.
- Brug aktiv lytning, bed om input, stil spørgsmål, og engager alle dine teammedlemmer.
Vær ærlig om egne fejl
- En powerful ting, du kan gøre, er at give dig selv feedback foran dit team. For eksempel ved at sige “Jeg er klar over, at jeg i sidste uge tog en beslutning uden at medtage nogle af jer hjemmefra, der skulle have været en del af denne proces. Vi havde brug for at træffe en rigtig hurtig beslutning, og med tidsforskellene mellem vores placeringer foretog jeg et hurtigt opkald. Jeg forstår, at nogle af jer måske føler sig overset og ikke inkluderet. Det var ikke ideelt, og jeg undskylder dybt. Jeg kunne have gjort det bedre, og jeg ved det. Jeg er meget åben for at høre, hvad du synes om, hvordan vi kan træffe bedre og mere inkluderende beslutninger fremadrettet.” Det er ikke let at sige. Men en solid måde at lade alle forstå, at det er okay at være ærlig. Igen, glem ikke din position, og den måde, du kan blive opfattet forskelligt af forskellige teammedlemmer. Ved at være åben og indrømme en fejl udligner du magten.
Vær synlig
- Administrer din egen synlighed ved at have et dedikeret slot i din kalender, som altid er tilgængeligt for dem i dit fjernteam. Dette er den virtuelle kontortid, hvor de kan kigge forbi det virtuelle kontor og bringe ting op, der bedre gør sig i dialog end over mail. Ofte er vores kalendere for booket, og vi glemmer at give plads til dem, der virkelig har brug for os.
- Du bør sørge for, at du altid prioriterer at have dette slot tilgængeligt. Det er ofte vigtigt at kommunikere til teamet at du har denne virtuelle kontortid gentagne gange, så får i det ligesom arbejdet ind i jeres måde at samarbejde på.
3. Styrk teamet gennem fokus på fællesskabet
Prikken over i’et for arbejdspladser og teams er en følelse af stærkt fællesskab. For dit team betyder det tilknytning, tillid og empowerment. For dig betyder det at du ikke bærer ansvaret for alt selv og i stedet bruger dit lederskab til at skabe ledere omkring dig.
En vigtig del af hybrid ledelse er at bruge din formelle magt og autoritet til at skabe rammer, hvor folk naturligt opretter forbindelse på tværs af lokationer og teams, uden du behøver at være til stede. Dette giver ikke kun handlekraft til de ansatte, men det gør det lettere at samarbejde på tværs af organisationen. Det er i forståelse og anerkendelse af din egen formelle magt, at du kan give empowerment til dem omkring dig. Det gør det også muligt for de medarbejdere, der ikke arbejder på distancen, at knytte sig tættere. Det skaber engagement, empati og forståelse på tværs. Det skaber et stærkere “vi”.
Få alle med på rejsen
- Udvælg hybrid ambassadører; giv ansvaret til personer, der gerne vil bidrage aktivt.
- Sørg for, at der er repræsentation fra både dem der ofte er på kontoret, og dem på distancen.
- De hybride ambassadørers rolle er at skabe bånd på tværs, at lægge mærke til potentielle udfordringer, der opstår, og at være primus motor på at drive løsninger fra de ansattes synsvinkel.
- Det kan f eks give god mening at arbejde med hvordan man skaber det sociale rum, hvor medarbejdere både på kontoret og på distancen kan dele uformelle opdateringer, og skabe bånd i en afslappet kontekst (online spil, quizzer, træningssessioner, velvære praksis, deling af store nyheder på den sociale front osv.).
- Husk at fejre dine præstationer og overvind udfordringer. Fremhæv de gode ting og alle de positive aspekter af hybridmodellen, og hvordan det er en fordel for dig.
- Skab et ritual, del læringer og positive oplevelser. Bring positivitet og engagement til teamet. Vær fokuseret på at få det hybride til at virke.
Invester i din egen udvikling
Hvis dit team skal trives på en hybrid arbejdsplads, er du som leder nødt til at turde træde ud af din komfortzone. Du får sikkert brug for at udvikle nogle nye færdigheder, og måske er du nødt til at gøre ting, du aldrig troede, du skulle behøve. Men jeg anbefaler at se det som en fantastisk mulighed for at vokse og spørge dig selv; “hvilken slags leder vil jeg ses som?”.
Det er utroligt vigtigt i dette forløb at du husker at du ikke behøver at stå alene. Kig rundt omkring dig, hvem kan du støtte dig op af? Er i flere ledere i jeres organisation så er en god idé at skabe et ledelsesforum for jer. Ét sted hvor i kan dele jeres oplevelser, udfordringer og sparre idéer. Du ved det nok godt, dét at være leder kræver meget af dig som menneske. Du er på en rejse med konstant op og nedture, også en rejse i dig selv, en transformation. Det kræver enormt mod og villighed til at kigge på dig selv, dine styrker, dine begrænsninger, dine vaner, og være villig til at ændre dem og vokse. Nogle gange kræver dette ekstra støtte.
Undgå at falde tilbage i gamle vaner
Det er så nemt at falde tilbage i gamle vaner. Derfor kan en god være at investere i en ledelsescoach. En coach’s opgave er nemlig at støtte op om dig så du nemmere kan løfte din ledelsesopgave. En som lytter, udfordrer og bringer det bedste frem i dig. Alle ledere kan gavne af at få en god coach, én udefra som de kan dele deres rejse med. Så overvej om det ikke er investeringen værd for dig og din organisation.
Se mere om vores coaching forløb her: Hybrid Ledelsescoaching
Vi leverer coaching målrettet fremtidens hybride ledere
Med flere års erfaring med ledelse og hybrid arbejdspladser, kan vi hjælpe dig. Har du brug for råd eller anbefalinger omkring hybridledelse eller coaching så kontakt os for mere information
